La STAMPA che i commercialisti chiedono a fine anno nella quale vengono riportati il valore giacente e i movimenti di magazzino, può prescindendere dal RILEVAMENTO fisico della giacenza di tutta la libreria, titolo per titolo, lettore ottico alla mano, solo se si considera buona la giacenza già presente in MacBOOK.
La stampa si ottiene, semplicemente, con il riepilogo FINE MESE che vi ricordiamo di effettuare mensilmente per fini statistici.

Quindi il 31 dicembre prossimo avviando tale procedura di riepilogo verrà creata una lista con la giacenza editore per editore cliccando sul pulsante TOT. EDI.
Inoltre, tale stampa consente di conoscere anche il valore del Deposito effettivamente esistente in libreria alla voce Deposito fisico (la giacenza e' comprensiva del deposito fisico).

 

Per rilevare la giacenza reale invece bisogna attenersi alle seguenti istruzioni:

  1. Cliccare la voce inventario nell'area "UTILITÀ"


     
  2. Cliccare il pulsante "INVENTARIO".



    N.B. i tre colori distinguono le diverse fasi dell'inventariazione (apertura-inserimento, controlli pre-chiusura, chiusura inventario)

     
  3. In questo modo viene avviato il processo di apertura la cui durata varia a seconda delle macchine e può andare da un minimo di 5 minuti a un massimo di 2 o più ore.
    E' consigliabile eseguire tale processo la sera prima.
    Attenzione!!! E' possibile procedere all'apertura dell'inventario solo se è collegato un solo computer. Pertanto uscire dagli altri client.

    Aprire l'inventario solo se si è convinti di farlo. Non aprirlo per fare delle prove o se non si ha intenzione di finirlo in breve tempo.
    Durante la fase di inventariazione si consiglia di non effettuare CARICHI, RESE, BOLLE VISIONE. Si  possono vendere i libri inventariati e non inventariati, particolare attenzione per la vendita dei libri parzialmente inventariati. A tal proposito si consiglia di raggruppare i titoli disposti in più scaffali e poi inventariarli insieme.

  4. Dopo l'apertura, cliccando sempre sul tasto "INVENTARIO" si passa all'inventariazione vera e propria  (figura 2)
  5. Infatti si apre una maschera bianca di ricerca dove è possibile ricercare il titolo del libro che si vuole inventariare.
    N.B. Si consiglia di leggere il codice con la penna ottica e poi premere ricerca


     
  6. Inserire la quantità da inventariare e procedere così per tutti i libri.
    N.B. Contemporaneamente all'inventarazione si possono  modificare i dati della scheda libro (titolo,sottotitolo, autore, editore, settore etc.etc.)


    ATTENZIONE!!!Si consiglia di raggruppare e inventariare in un'unica volta i libri con doppia collocazione.
    Pertanto, se si esegue l'inventario a libreria aperta è necessario rilevare immediatamente la giacenza della parte aperta al pubblico

  7. Prima di chiudere l'inventario, è necessario effettuare i controlli PRE-CHIUSURA (parte viola della schermata inventario) così da poter eliminare eventuali errori commessi nella rilevazione della giacenza



    • Inventariati : Ricerca i titoli che sono stati inventariati. Il valore degli inventariati è Lordo
    • Giacenti non inventariati: Ricerca dei titoli con giacenza storica >0 non ancora inventariati
    • Inventariati e venduti con differenza: Ricerca dei titoli inventariati venduti durante l'inventario che a causa della doppia collocazione fisica presentano una differenza inventariale
    • Differenze Inventariali PRE-CHIUSURA : Ricerca dei titoli inventariati con giacenza storica diversa dalla giacenza inventariata.

      N.B. Il pulsante "Tot. differenze inventariali" effettua una somma algebrica con le differenze positive e negative, per esempio:
      2 copie ritrovate da €10,00 cad. per un totale di - €20,00
      1 copia mancante da €20,00 cad. per un totale di €20,00
      Totale differenze inventariali = €0,00

  8. Una volta terminati i controlli PRE-CHIUSURA, quando si è veramente sicuri , è possibile chiudere l'inventario cliccando sul pulsante "CHIUSURA INVENTARIO" (parte rossa)



  9. Il programma avvia una procedura la cui durata dipende dalla quantità dei dati e dalla velocità delle macchine (da un minimo di 10 minuti a un massimo di 7 ore).
    N.b. Non è possibile utilizzare il programma durante la fase di chisura e pertanto si consiglia di chiudere l'inventario la sera.
  10. Al termine dell'operazione la  GIACENZA INVENTARIATA sostituirà la GIACENZA ATTUALE azzerando le giacenze non rilevate durante l'inventario.
    N.b. Le differenze inventariali vengono registrate nell'archivio delle "GIACENZE INVENTARIALI"  consultabile in qualsiasi momento premendo il tasto omonimo nella parte rossa.