In MacBOOK esistono due procedure per creare i preventivi:
- "Preventivo da Scelta", consente di generare il preventivo partendo da una scelta di titoli
- "Preventivi", permette di creare un nuovo preventivo inserendo manualmente il codice del libro
La differenza è concettualmente fisica.
Infatti nel primo caso è il libraio che, seduto di fronte allo schermo del computer, crea il preventivo valutando i dati presenti nel programma e scegliendo i titoli, mentre, nel secondo caso, i libri sono stati già scelti a scaffale e collocati vicino al computer e il compito del libraio è limitato al semplice inserimento dei titoli nel preventivo.
A differenza della generazione, la gestione del preventivo è unica e consiste nella possibilità di stampare o inviare il preventivo via fax o email, nel portare in ordine i titoli non presenti in libreria, nel fatturare e metter in vendita il preventivo in base alle condizioni specificate al momento della creazione.
- Stampare o inviare via fax/email uno o più preventivi
- Portare in ordine uno o più preventivi
- Fatturare e vendere uno o più preventivi
Il metodo "Preventivo da scelta"
- Cliccare il pulsante "Preventivo da scelta" nella sezione "Preventivi e cedole" per entrare nella maschera "Scelta titoli per preventivo"
- La maschera "Scelta Titoli per preventivi" è divisa in due parti. La parte superiore per la ricerca e selezione dei titoli e la parte inferiore per i titoli effettivi del preventivo (una sorta di pre-preventivo)
- Premere il pulsante "Cerca i titoli" per richiamare la maschera di "Ricerca per prenotare"
- Inserire i criteri per ricercare i titoli.
Per esempio, se si deve fare un preventivo per una biblioteca che vuole libri per bambini, sarà opportuno ricercare in base al settore, argomento, soggetto etc. - La selezione trovata viene riportata nella parte alta della finestra "Scelta titoli per preventivo"
- Ora scorrere la selezione e cliccare sul/i titolo/i per metterlo/i in preventivo specificando, poi, il numero delle copie
- Il titolo/i viene riportato nella parte inferiore della maschera e in questo modo entra effettivamente nel preventivo
- In qualsiasi momento è possibile vedere il valore del preventivo, cliccando il pulsante "Totali preventivo"
- Per generare e salvare il preventivo cliccare il pulsante "Registra"
- Cliccare prima il pulsante "Preventivi", nella sezione "Preventivi e cedole"
- Premere il pulsante
per creare un preventivo nuovo
- All'apertura della maschera "Preventivi", specificare il cliente cliccando
oppure scrivendo il codice nel campo "Cod. Cliente"
- Riempire, se necessario, i campi note e cod. pagamento
- Per inserire i libri:
- Fare doppio click sulla voce "Codice Libro"
- Inserire il codice del libro nel campo omonimo della nuova finestra "Righe Preventivo"
- Specificare la quantità (di default è 1) ed eventualmente lo sconto
- Premere registra per confermare
- Ripetere l'operazione
- Fare doppio click sulla voce "Codice Libro"
- È possibile inserire anche le spese di spedizione che verranno ripetute nelle prenotazioni, quando il preventivo verrà portato in ordine, e di conseguenza nelle fatture o bolle di vendita generate dalle prenotazioni con il pulsante "Doc da Preven".
In questa fase verrà poi applicata la spesa di spedizione più alta se nell’elenco delle prenotazioni le spese sono diverse. - Una volta inseriti tutti i libri premere
per salvare il preventivo nell'Elenco preventivi
Stampare o inviare via fax/email
Una volta creato il preventivo è possibile stamparlo, cliccando semplicemente il tasto oppure lo si può inviare via fax o via e-mail al cliente cliccando
.
L'invio del fax avviene con lo stesso meccanismo degli ordini e pertanto deve essere stato attivato in MacBOOK il "servizio fax" e nella scheda del cliente deve essere riportato il numero di fax.
Portare in ordine un preventivo
Una volta che il preventivo è stato accettato è possibile portarlo in ordine cliccando .
In questo modo si generano delle prenotazioni al cliente in base ai titoli del preventivo, tenendo conto delle eventuali copie già presenti in libreria.
Per esempio, se in giacenza è PRESENTE una copia di un libro e ne sono richieste un numero maggiore nel preventivo, il programma crea due prenotazioni per lo stesso cliente :
- Una per le copie in giacenza già assegnate e con data al distributore al 01-01-14 (per evitare che l'ordine possa partire)
- Una per le copie non presenti senza data distributore in modo da poter essere ordinate al momento del nuovo ordine
Inoltre, in entrambe le prenotazioni, nella colonna "Cedola/Preventivo", viene riportato anche il n. preventivo.
Quindi "portare in ordine" non comporta automaticamente la creazione di un ordine ma soltanto la generazione delle prenotazioni al cliente.
Sarà poi il libraio a creare l'ordine con il classico "oridine rifornimento" o seguendo una delle molteplici scorciatoie che MacBOOK offre.
Per una corretta gestione del preventivo, la fatturazione e la contestuale vendita avvengono per ultimo, cioè dopo la creazione, l'ordine e il carico dei titoli mancanti.
MacBOOK, con pochissimi click, consente di fatturare automaticamente uno o più preventivi mettendo in vendita con la data del giorno le copie selezionate.
- Per prima cosa è importante ricercare il/i preventivo/i che si vuole/vogliono fatturare e per far questo bisogna andare nella maschera "Elenco preventivi" accessibile dal menù "Preventivi e cedole", cliccando il pulsante "Preventivi"
- Una volta individuato/i selezionarlo/i e cliccare il pulsante
, per entrare nella maschera "righe preventivo"
- Adesso, selezionare le righe che si vogliono fatturare e vendere con le condizioni specificate nel/i preventiv/i e premere il pulsante "Fattura selezione" per creare la/e fattura/e al cliente.
- Vengono create tante fatture per quanti sono i tipi di pagamento specificati sui preventivi.
- Gli eventuali sconti applicati sul totale dei preventivi devono essere reimpostati nella/e fattura/e emessa/e
- Infine Macbook, mette in vendita, a nome del cliente specificato e con la data del giorno, i titoli (per vederli andare in "controllo vendite) delle fatture