MacBOOK è un software perfettamente integrato con il file dati adozionali dei libri di testo realizzato dall'Ali in collaborazione con l'AIE.
Grazie a questo file è possibile caricare le adozioni, le scuole, l'anagrafica dei titoli con pochi clic.
Per poter usufruire di questa funzionalità, è necessario richiedere l'attivazione del servizio direttamente all'ALi (clicca qui per saperne di più).
Dopo aver effettuato la richiesta di adesione, verrà spedito all'indirizzo email specificato un file zippato che dovrà essere SALVATO e DECOMPRESSO.
Esistono due tipologie di file distinguibili dall'oggetto dell'email: NUOVE ADOZIONI e VARIAZIONI ADOZIONI
Per le NUOVE adozioni non ci sono accorgimenti da adottare, mentre per le VARIAZIONI, è possibile utilizzare sia la vecchia procedura che prevede, dopo l'importazione, un controllo almeno per quanto riguarda le scuole preferite poiché vi è una duplicazione delle adozioni, sia la NUOVA PROCEDURA automatica che CANCELLA l'adozione con stessa scuola, classe, sezione, combinazione, e codice libro presente da precedenti importazioni ed evidenzia i nuovi titoli adottati colorando di rosa la riga.
Quest'ultima procedura è presente a partire dalla versione 22.07.12 di MacBOOK. Clicca qui per capire come individuare la versione in uso.
N.B. Se non si utilizza l'automatismo della gestione adozioni, l'importazione delle ADOZIONI siano esse nuove o semplici variazioni, crea sempre nuovi record e pertanto importando le VARIAZIONI verranno duplicate le adozioni delle scuole già presenti.
Questo comporta un'analisi delle scuole e una eventuale cancellazione dei dati vecchi.
Pertanto è bene sapere che le NUOVE adozioni devono essere semplicemente importate mentre le VARIAZIONI hanno bisogno di un piccolo controllo postimportazione oppure permettere la gestione automatica a MacBOOK (versione 22.07.22 o sup).
MacBOOK consente di effettuare un'anteprima del contenuto del file spedito mostrando codice, nome, stato di preferenza, numero di adozioni, così da aiutare il libraio in questa fase.
- Come importare il file delle nuove adozioni e delle variazioni. La procedura è la stessa. Cambia il contenuto del file poiché con il file delle VARIAZIONI viene spedito nuovamente TUTTO l'adottato dell'istituto anche a seguito di una singola correzione
- Cosa fare dopo aver importato le VARIAZIONI la vecchia procedura. Si ricorda che per ogni codice ministeriale viene spedito nuovamente TUTTO l'adottato dell'istituto
- Come importare il file delle delle VARIAZIONI utilizzando l'automatismo per la gestione delle correzioni/variazioni (disponibile dalla versione 22.07.12)
Come importare il file adozioni e il file variazioni. MacBOOK versione 19.07.10 o sup
Se è la prima volta che si utilizza questa procedura di importazione non ci sarà bisogno di cancellare le adozioni dell'anno precedente, diversamente bisognerà prima ricercale cliccando sul pulsante "Adozioni" e immettendo il simbolo > nel campo "DATA IMPORTAZIONE" o la @ nel campo "SCUOLA", selezionarle tutte e cancellarle "ELIMINA SEL.". Ripetere questa operazione
inserendo il simbolo = nel campo "DATA IMPORTAZIONE" per ricercare anche le adozioni inserite a mano
La procedura che andiamo a illustrare è valida sia per le nuove adozioni sia per le variazioni.
La differenza dei file si trova nel contenuto stesso e per sapere se si sta importando un file di nuove adozioni o un file di variazioni adozioni bisogna far riferimento all'email ricevuta all'indirizzo specificato in fase di richiesta di adesione al servizioALI.
Questa differenzazione la si deve al fatto che, come abbiamo precedentemente detto, con le variazioni, per ogni singola adozione viene spedito nuovamente TUTTO l'adottato dell'istituto. Una situazione che deve essere successivamente gestita poichè comporta la duplicazione delle adozioni.
- A seconda della versione in uso, Cliccare sulla voce "Elaborazione" nella sezione "Utilità" e poi premere su "importa scolastico"
- oppure sulla voce "Importazione adozioni - help (alt click)" nella barra del menù principale nella sezione "Scolastico"
N.B. Se contemporaneamente si tiene premuto il tasto ALT sulla tastiera si aprirà la guida online - All'apertura della maschera di ricerca file, selezionare il file con estensione TXT precedentemente decompresso e poi confermare
- .
Il METODO di CODIFICA e di importazioni dei titoli è il seguente:
Leggere con attenzione il punto 4 ed eventualmente spuntare i campi che interessano. Si consiglia di spuntare il prezzo e il titolo sempre considerando sempre che i precedenti cambiamenti fatti nella propria banca dati verranno sovrascritti e quindi andranno persi.- I titoli in catalogo dotati di CODICE EAN verranno gestiti in base a quest'ultimo, i titoli sprovvisti di codice a barre, verranno gestiti in base a un codice alternativo
- Per i titoli non esistenti nel proprio catalogo cioè con codice diverso, verranno create delle nuove schede con settore SCOLASTICO
- Per i titoli già esistenti nel proprio catalogo cioè con lo stesso codice (sia EAN 13 che alternativo), verranno sostituite le informazioni che selezionerete nel seguente elenco
- Per i titoli creati ex novo verrà inserito sulla scheda il distributore di scolastico associato all'editore al momento dell'importazione, idem dicasi per i titoli esistenti se si decide di cambiare l'editore.
- Per motivi tecnici non verranno gestite eventuali variazioni di codice, perciò un titolo registrato con il codice alernativo, manterrà questo anche nel caso in cui dovesse assumere un codice a barre in aggiornamenti successivi
In fase di importazione è possibile inoltre scegliere le scuole per le quali si desidera caricare le adozioni. Di default sono selezionate tutte per deselezionarle e selezionarle di nuovo basta cliccare nella colonna "Importazione" sulla riga della scuola che si desidera togliere o aggiungere.
Questo comporta una duplicazione delle adozioni all'interno del programma e una gestione successiva per l'eliminazione delle adozioni più vecchie.
Cosa fare dopo aver importato il file contenente le VARIAZIONI
Pertanto per quanto riguarda le variazioni, subito dopo aver importato il file (come precedentemente spiegato), bisogna andare nell'elenco delle scuole e ordinarle per "DATA ORA MODIFICA" così da avere l'elenco delle scuole che sono state modificate con l'ultimo file.
Dopo averle selezionate, bisogna premere sul tasto "VEDI ADOZIONI" per controllare il relativo adottato che naturalmente in questo caso sarà raddoppiato nel numero. 
Per riconoscere le più vecchie e poi cancellarle, bisogna ordinare l'elenco per "DATA ORA IMPORTAZIONE". In questo modo possiamo selezionare tutte le adozioni antecedenti all'ultima data di importazione e cancellarle cliccando su "ELIMINA SEL."
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Come importare il file delle delle VARIAZIONI utilizzando l'automatismo per la gestione delle correzioni/variazioni
disponibile dalla versione 22.07.12 Clicca qui per capire come individuare la versione in uso.
Questa procedura va usata solo per l'importazione del file VARIAZIONI.
NON deve essere utilizzata per l'importazione del CATALOGO INIZIALE o degli AGGIORNAMENTI SETTIMANALI
Si deve questa diversificazione al fatto che, come abbiamo precedentemente detto, con le variazioni, per ogni singola adozione viene spedito nuovamente TUTTO l'adottato dell'istituto e che crea dei duplicati delle dozioni. Per evitare questo fenomeno è necessario:
- SALVARE e DECOMPRIMERE il file VARIAZIONI che è stato spedito tramite email
- Cliccare voce "Importazione adozioni - help (alt click)" nella barra del menù principale nella sezione "Scolastico"
N.B. Se contemporaneamente si tiene premuto il tasto ALT sulla tastiera si aprirà la guida online - All'apertura della maschera di ricerca file, selezionare il file con estensione TXT precedentemente decompresso e poi confermare
- Questa procedura importa le adozioni, le scuole e i titoli provenienti dal catalogo AIE come abbiamo visto nel punto 4
- Per utilizzare la gestione automatica delle variazioni è necessario spuntare la voce ROSA "CANCELLA l'adozione con stessa scuola, classe, sezione, combinazione, e codice libro presente da precedenti importazioni ed evidenzia i nuovi titoli adottati colorando di rosa la riga.
- Leggere con attenzione il punto 4 ed eventualmente spuntare i campi che interessano. Si consiglia di spuntare il prezzo e il titolo sempre considerando sempre che i precedenti cambiamenti fatti nella propria banca dati verranno sovrascritti e quindi andranno persi.
- Finita l'importazione del file il nuovo titolo adottato verrà contraddistinto colorando la riga di rosa e aggiungendo una lettera “v" in coda al campo Data e ora importazione.
- Per togliere l'adozione dallo stato di variazione/aggiunta (colore ROSA) basta selezionarla e premere sul tasto "NON VARIAZ."
N.B. La variazione evidenziata può essere un'aggiunta oppure può essere un nuovo libro in sostituzione di un altro. In quest'ultimo caso si avranno due righe: quella dell'adozione vecchia e quella nuova con la variazione. Dopo aver fatto le giuste valutazioni è possibile cancellare la vecchia adozione e approvare la variazione cambiane il colore con il tasto "NonVariaz."
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